Din uppgift som samtalsledare är att leda arbetet med Vår arbetsmiljö, och stötta medarbetarna i frågor och diskussioner på vägen. Här finns tips och metoder som hjälper dig att leda gruppen.
Vår arbetsmiljö involverar medarbetarna i undersökningen av arbetsmiljön. Det handlar både om att bibehålla det som fungerar bra och att förbättra det som fungerar mindre bra.
I tre enkla steg får ni stöd att tillsammans ringa in vilka arbetsmiljöområden som är viktiga för er att hålla koll på och arbeta vidare med. Berätta redan från början för medarbetarna hur ni ska jobba vidare med resultatet och hur det ska följas upp.
Om du fäller ut fältet här nedanför så hittar du ett antal tips och metoder som hjälper dig som samtalsledare att leda gruppen.
Öppna frågor som inte kan besvaras med bara ja eller nej, bjuder in till större delaktighet och ger utrymme för reflektion. Använd därför gärna grundfrågorna när, var, hur, vem och vad? Med direkta frågor bjuder du in medarbetarna att delta.
Det enklaste sättet att aktivera alla medarbetare är bikupor. Det betyder att alla uppmanas att reflektera och diskutera tillsammans med de personer som sitter närmast; två och två eller tre och tre. Medarbetarna ”surrar” kring en frågeställning under några minuter. Därefter bryter du bikuporna och går vidare, eller frågar om någon vill dela med sig av diskussionen.
Indelning i mindre grupper är kanske det snabbaste sättet att få energi och dialog bland medarbetarna. Det man inte vågar säga i en storgrupp kan vara lättare att uttrycka i den lilla gruppen. Känslan av trygghet som skapas i den lilla gruppen kan även fungera som stöd när man sedan ska agera i den stora gruppen.
En grundförutsättning för att skapa hög delaktighet är att det finns utrymme för alla att komma till tals. Syftet med den här metoden är att skapa lika villkor för alla i gruppen att kunna prata och lyssna till varandra.
En runda betyder att en medarbetare i taget får ordet. Var och en talar till punkt medan de andra lyssnar aktivt. När en person är klar lämnas ordet över till en ny person och ingen får kommentera eller avbryta innan alla har pratat.
Undvik gärna att gå laget runt i den ordning medarbetarna sitter, då blir det lätt så att man sitter och väntar på sin tur istället för att lyssna. Låt talarordningen vara fri och se till att alla får ordet.
En runda kan också vara ett bra sätt att avrunda och sammanfatta en diskussion. Ett tips är att avsluta arbetet med Vår arbetsmiljö genom att gå laget runt och till exempel ställa frågan: Vad tar du med dig från arbetet med att undersöka vår arbetsmiljö? Rundan kan aningen göras i storgrupp eller i mindre grupper; välj det som passar medarbetarna.
Om det blir tyst ett tag efter att du eller någon annan ställt en fråga, så är det inte farligt. Undvik att fylla på med följdfrågor eller ”tankeläsning” om vad du tror att medarbetarna tycker för att bryta tystnaden. Ha is i magen och låt det vara tyst. Delaktigheten ökar om medarbetarna får formulera sig, även om det tar tid.
I första steget kartlägger ni tillsammans arbetsplatsen genom att titta på ett antal arbetsmiljöområden.
2. Tid för återhämtning:
Handlar om er möjlighet att ta pauser under dagen, att ha tillräckligt med tid för återhämtning mellan arbetspassen och möjlighet att ta ut avtalsenlig semester.
3. Hot och våld:
Handlar om förekomst av eller risker för hot och våld från brukare, anhöriga, patienter, elever, klienter med flera samt hur sådana situationer hanteras på arbetsplatsen. Om att det finns kända rutiner för att förebygga hot och våld, liksom att ni vet hur ni ska hantera situationer där hot och våld kan förekomma. Även sociala medier kan vara en arena för hot och våld.
4. Hot och våld:
Handlar om förekomst av eller risker för hot och våld från brukare, anhöriga, patienter, elever, klienter med flera samt hur sådana situationer hanteras på arbetsplatsen. Finns det kända rutiner för att förebygga hot och våld, och vet ni hur ni ska hantera situationer där hot och våld kan förekomma? Även sociala medier kan vara en arena för hot och våld.
5. Tid för återhämtning:
Handlar om er möjlighet att ta pauser under dagen, att ha tillräckligt med tid för återhämtning mellan arbetspassen och möjlighet att ta ut avtalsenlig semester.
6. Digital arbetsmiljö och IT-stöd
Handlar om hur datorer och IT-system påverkar arbetsmiljön. Att det finns fungerande IT-system som stödjer det arbete ni utför.
7. Arbetsrutiner
Handlar om de rutiner som finns för att klara arbetsplatsens krav och olika situationer som uppkommer. Känner ni till vad som ska göras när ni ställs inför en oväntad händelse på arbetsplatsen?
8. Samarbete och förståelse mellan olika roller och yrkeskategorier
Handlar om samarbetet på arbetsplatsen. Om att det ska vara ett respektfullt och öppet samarbete mellan olika roller och yrkesgrupper som finns inom och i anslutning till er verksamhet.
9. Planering av arbetet
Handlar om planering av arbetet, från nya ärenden till daglig planering och medarbetarnas delaktighet. Även kortsiktig och långsiktig planering av verksamheten som syftar till att minska osäkerhet och öka kontroll.
10. Bemanning
Handlar om hur bemanning och schemaläggning genomförs och fungerar. Gäller arbetsfördelning, kompetens, schemaläggning, vikarietillsättning, semesterplanering med mera.
11. Stöd och handledning
Handlar om er möjlighet till stöd och handledning från både arbetskamrater och chefer i det dagliga arbetet.
12. Delaktighet
Handlar om möjligheten att vara delaktig i verksamheten, till exempel när det gäller arbetsmiljöfrågor. Att det finns fungerande arbetsplatsträffar och/eller andra typer av möten där ni som medarbetare har möjlighet att vara delaktiga.
13. Kommunikation
Handlar om gemensamma arbetssätt, kommunikation och samarbete i arbetsgruppen eller på arbetsplatsen, tillgång till dokumentation och information, förekomst av möten och hur mötena upplevs.
14. Relationen med dem vi är till för
Handlar om relationen till och kommunikationen med patienter, brukare, klienter, kunder, elever, anhöriga etc. på er arbetsplats. Att krav och förväntningar kommuniceras klart och tydligt mellan er och dem ni arbetar för.
15. Fysisk arbetsmiljö
Handlar om till exempel ventilation, ljus, ljud, ergonomi och kemikaliehantering i de arbets- och möteslokaler där er verksamhet utförs.
16. Utveckling och lärande
Handlar om utveckling och lärande i arbetet, både individuellt och kollektivt. Att ert arbete erbjuder tillfällen för egen och gemensam reflektion, utveckling och lärande.
17. Återkoppling på arbetsinsats
Handlar om att det bör finnas regelbunden återkoppling och dialog mellan medarbetare och chefer, liksom mellan arbetskamrater och patienter, brukare, klienter, kunder, elever och anhöriga med flera.
18. Rutiner och policy för kränkande särbehandling
Handlar om hur mobbning och kränkningar på arbetsplatsen förebyggs och hanteras. Att det finns en tydlig policy om kränkande särbehandling och ni som medarbetare vet vem man vänder sig till, och vilken hjälp man kan få, om kränkande särbehandling förekommer.
Ta ställning till ett område i taget. Välj det påstående som stämmer bäst genom att klicka på grönt eller rött kort. På slutet finns det även möjlighet att lägga till egna områden och formulera egna påståenden.
I det andra steget är det dags att prioritera vad ni vill jobba vidare med. Då kan det vara klokt att fundera över:
Tänk på att det kan ge motivation till det fortsatta arbetet om ni hittar sådant som går att åtgärda med en gång och som ger synliga resultat.
I steg tre får ni ladda ner och skriva ut resultatet. Det kan användas på olika sätt i det systematiska arbetsmiljöarbetet, beroende på hur just era behov ser ut. Du som leder undersökningen planerar hur det fortsatta arbetet ska se ut.
Resultatet kan till exempel användas som underlag för att arbeta med följande frågor:
Resultatet kan också användas för att arbeta med riskbedömningar och handlingsplaner. Använd till exempel följande stöddokument:
